في حال وجود مؤسسة عاملة بشكل دائم، لا يمكن حفظ البيانات المالية الصادرة والواردة اليها بشكل منظم، دون أن تسجل وفق نظام محدد يوّضح جميع الحركات المالية في المؤسسة بتاريخ ووقت محدد وبطريقة منظمة، وهذا النظام الذي ينسق كل التحركات المالية في الشركة يعرف بـ قيود اليومية، فما هي؟ وما هي الطريقة الصحيحة للتعامل معها؟

ما هي قيود اليومية?

هي من أنواع القيود المحاسبية، وتشكل قيود اليومية سجلًا يوميًا لجميع العمليات المالية التي تحدث في الشركة، بما في ذلك:

• المدفوعات والمقبوضات

• المشتريات والمبيعات

• التسويات المصرفية

• الديون والمستحقات وغيرها

في حال وجود مؤسسة عاملة بشكل دائم، لا يمكن حفظ البيانات المالية الصادرة والواردة اليها بشكل منظم، دون أن تسجل وفق نظام محدد يوّضح جميع الحركات المالية في المؤسسة بتاريخ ووقت محدد وبطريقة منظمة، وهذا النظام الذي ينسق كل التحركات المالية في الشركة يعرف بـ قيود اليومية، فما هي؟ وما هي الطريقة الصحيحة للتعامل معها؟

ما هي فائدة قيود اليومية?

تتيح قيود اليومية للشركة تحديد صافي الرصيد المالي الخاص بها في نهاية اليوم، حيث يتم تسجيل جميع العمليات المالية التي تمت خلال اليوم، ويتم تحديث الحسابات الخاصة بالشركة وترتيبها بما يتماشى مع حسابات المحاسبة.

من المهم التأكد من أن جميع العمليات المالية المسجلة في قيود اليومية دقيقة وصحيحة، وأنه لا يوجد أي خطأ في الحسابات. وبعد إعداد قيود اليومية، تستخدم في إعداد البيانات المالية الخاصة بالشركة، بما في ذلك:

• القوائم المالية

• البيانات الضريبية

• التقارير المالية الأخرى

أهمية قيود اليومية

• اتوثيق المعاملات المالية: تُعد قيود اليومية بمثابة سجل دائم لجميع المعاملات المالية التي تتم في المؤسسة، مما يوفر دليلًا على هذه المعاملات في حالة النزاعات أو الخلافات، أو النسيان.

• المحافظة على السجلات المالية: تساعد قيود اليومية على المحافظة على السجلات المالية للمؤسسة منظمة وكاملة، مما يسهل على الإدارة اتخاذ القرارات المالية المتعلقة بالتجارب السابقة، او التوقعات القادمة.

• الإعداد للتقارير المالية: تُعد قيود اليومية ضرورية لإعداد التقارير المالية للمؤسسة، مثل قائمة المركز المالي والميزانية العمومية.

كيفية استخدام قيود اليومية

تسجل قيود اليومية من خلال تسجيل المعاملات المالية في دفتر الأستاذ العام، وهو دفتر محاسبي رئيسي يسجل جميع العمليات المالية التي تحدث في المؤسسة

ويُقسم دفتر الأستاذ العام إلى مجموعة من الحسابات، كل حساب يمثل فئة معينة من:

• الأصول

• الخصوم

• حقوق الملكية

• المصروفات

• الإيرادات:وهي الطريقة المتبعة بأساليب المحاسبة التقليدية.

تُسجل المعاملات المالية من خلال إجراء قيدين متقابلين:

• أحدهما في الجانب المدين

• الآخر في الجانب الدائن

يُحدد الجانب المدين من القيد الحساب الذي تزداد قيمته بسبب المعاملة المالية، بينما يُحدد الجانب الدائن من القيد الحساب الذي تنقص قيمته.

قواعد تسجيل قيود اليومية

• قاعدة المعاملة المزدوجة: تُنص على أن كل معاملة مالية تؤثر على جانبين متقابلين من الميزانية العمومية.

• قاعدة الجرد المستمر: تنص على أن الأصول والالتزامات يتم تقييمها بقيمتها الحالية في نهاية كل فترة محاسبية.

• قاعدة الاستحقاق:تنص على أن الإيرادات والمصروفات يتم تسجيلها في الفترة التي تحدث فيها، وليس في الفترة التي يتم فيها استلامها أو دفعها.

أنواع قيود اليومية

• قيود الجرد: هي قيود يتم تسجيلها في بداية السنة المالية لتسجيل الأصول والالتزامات التي تمتلكها المؤسسة في ذلك التاريخ.

• قيود العمليات: وهي قيود يتم تسجيلها بشكل يومي لتسجيل جميع المعاملات المالية التي تتم في المؤسسة.

أقسام قواعد اليومية

• تفاصيل المدفوعات النقدية التي تمت في اليوم (للموردين، الموظفين، والفواتير)

• تفاصيل المقبوضات النقدية (الدخل النقدي والتحصيلات الأخرى)

• تفاصيل المشتريات (الأصناف، الكميات، المهل الزمنية، والمبالغ)

• تفاصيل المبيعات (الأصناف، الكميات، المهل الزمنية، والمبالغ المستحقة)

• تفاصيل التسويات المصرفية (إيداع، سحب، أرصدة)

• تفاصيل الديون والمستحقات (المبالغ العالقة التي لم تُحصّل أو تُدفع بعد)

ملخص

يمكن القول إن قيود اليومية هي أداة محاسبية رئيسية تساعد الشركة في تتبع وتسجيل جميع العمليات المالية التي تحدث يومًا بعد يوم، وتساعد على:

• الحفاظ على سجل دقيق لجميع الأعمال المالية

• إنشاء تقارير مالية موثوقة

• دعم اتخاذ قرارات مالية مستقبلية مبنية على بيانات حقيقية

ولا شيء يمكن أن يحافظ على جميع حساباتك ويوثقها ضمن قيود يومية واضحة مثل البرامج المحاسبية السحابية , كنظام أصل المحاسبي ، الذي يبين لك جميع القيود لتتأكد منها وتطمئن بأن جميع العمليات المالية داخل مؤسستك تسير بشكل صحيح.